Vakbeurzen

Deelname aan beurzen in de Verenigde Staten
Het deelnemen aan beurzen in de VS is een van de populairste methodes op de Amerikaanse markt om de aandacht te trekken van potentiële klanten. De reden voor deze populariteit is het feit dat afstanden in de VS enorm zijn en het om deze reden niet mogelijk is klanten regelmatig te bezoeken. Indien men van plan is aan een Amerikaanse beurs deel te nemen, dient men zich goed voor te bereiden. Hieronder volgen enkele aandachtspunten:

• Jaarlijks worden meer dan 10.000 beurzen in de VS gehouden. Selecteer de beurzen die geschikt zijn voor uw product. Let niet alleen op de industriesector, maar ook op de doelgroep en hoe groot het bereik is. De bezoekers van een beurs kunnen fabrikanten, distributeurs, consumenten of overheid zijn.
• Vervolgens zoekt u een antwoord op de volgende vragen:
  • Hoeveel standplaatsen zijn beschikbaar en is de ligging van de standplaats gunstig?
  • Welke kosten zijn aan een beursdeelname verbonden?
  • Hoe is de inschrijvingsprocedure?
  • Is er een wachtlijst?
• Voor de meeste succesvolle beurzen kan men zich al één jaar van tevoren inschrijven, vaak tijdens de huidige beurs. De aanbetaling vindt al bij intekening plaats en vaak moet zelfs de 100% aanbetaling plaatsvinden 6 maanden vóór aanvang van de beurs.
• In de Exhibitors Manual (handleiding voor standhouders) die in het algemeen 3 tot 4 maanden vóór de beurs wordt verstuurd, vindt u informatie over:
  • Stand (booth) o.a. transport, standopbouw en standafbouw, accommodatie, decoratie, audio- en visuele apparatuur, telefoon, elektriciteit en beveiliging;
  • Bestelling Engelstalige promotiematerialen.
• U gaat na wat u zelf zou kunnen en mogen doen en wat u moet uitbesteden. Beursdeelname in de VS vereist aanpassing aan lokale gewoonten (iedere regio/stad in de VS heeft andere regels voor beursdeelname) en kennis van regels is dan ook noodzakelijk. U moet dus goed de voorschriften bestuderen. In de VS komt het vaak voor dat bijvoorbeeld aan techniek gerelateerde zaken alleen mogen worden uitgevoerd door leden van de vakbond (Union). Het inhuren van een derde partij (niet aan beurs gerelateerd) is bijna altijd mogelijk behalve waar exclusiviteit bestaat (vaak voor catering, elektriciteit en opbouwpersoneel). Het verplicht inhuren van vakbondsleden kan de kosten van deelname duurder maken. Om een indruk te krijgen van de richtlijnen die bijvoorbeeld het Jacob K. Javits Convention Center in New York hanteert, raadpleeg de volgende website: http://www.javitscenter.com/content/exhibitors/rules/main.htm
• Promotie en marketing zijn belangrijk. Het vereist tijd om uw publiciteit te vergroten. Mogelijkheden zijn:
  • Publicatie in beurscatalogus;
  • Organiseren van een receptie tijdens de beurs;
  • Deelname aan presentaties/workshops.
• Het is verstandig contact op te nemen met de economische afdeling van de Ambassade of één van de Consulaten Generaal in het ressort waar de beurs wordt gehouden. De economische afdeling kan op verschillende gebieden behulpzaam zijn en wellicht uw stand op de beurs bezoeken.

Contactadressen en informatie
Meer informatie over beurzen in de VS vindt u op de volgende websites:

• The Federation of International Trade Associations, website http://www.fita.org;
• International Association for Exhibition Management, website http://www.iaem.org;
• "Hosting international visitors", website http://www.pcma.org/ConveneScripts/Convene.dll/Show?ID=1339;
• The Tradeshow Coach, website http://www.tradeshowsuccess.com/;
• Trade Show Exhibitors Association, website http://www.tsea.org;
• Trade Show Central, website http://www.tscentral.com;
• Trade Show News Network, website http://www.tsnn.com.
• Tradeport, een handelsadviseur op het internet, heeft een 'Trade Events Calender'. Website: http://www.tradeport.org/cgi-bin/tradeport/events/tradebase-form.pl;
• Expobase bevat een overzicht van internationale vakbeurzen, ingedeeld naar industriesector, product en regio. Website: http://www.expobase.de;
• TradeshowWeek bevat een overzicht van internationale vakbeurzen, ingedeeld naar industriesector, product en regio. Website: http://www.tradeshowweek.com.

Ambassade bronnen
De Nederlandse Ambassade in Washington, D.C. en de Nederlandse Consulaten-Generaal in de Verenigde Staten verschaffen informatie over vakbeurzen:

• Website van de Nederlandse Ambassade te Washington: http://www.netherlands-embassy.org;
• Consulaat-Generaal te Houston: http://www.cghouston.org;
• Consulaat-Generaal te New York: http://www.cgny.org;
• Consulaat-Generaal te Chicago: http://www.cgchicago.org;
• Consulaat-Generaal te Los Angeles: http://www.ncla.org.
• Informatie over (collectieve) deelname aan landbouwbeurzen: Bureau van de Landbouwraad, Nederlandse Ambassade in Washington D.C., tel.+1 202 274-2716/18;
• De Nederlandse Kamer van Koophandel voor de Verenigde Staten adviseert Nederlandse ondernemingen over vakbeurzen in de Verenigde Staten. Website: http://www.netherlands.org;