Werknemers

De relatie tussen werkgevers en werknemers in de Verenigde Staten wordt wettelijk geregeld op zowel het federale niveau, als op dat van de afzonderlijke staten. Het is raadzaam zich uitgebreid te informeren over de geldende arbeidswetgeving in de Verenigde Staten.

Hieronder wordt in het kort ingegaan op de aanstelling van werknemers in de VS en de positie van Nederlandse werknemers die naar de VS verhuizen om in dienst te treden van een in de VS gevestigde onderneming.

De brochure A Guide to Laws, Regulations and Practices for Employers in The United States is verkrijgbaar bij de EVD, afdeling Voorlichting, Postbus 20105, 2500 EC Den Haag, Tel. 070 379-6339 voor € 6,81.

Indienstneming van werknemers in de Verenigde Staten

Veel arbeidsverhoudingen in de Verenigde Staten zijn niet vastgelegd in arbeidscontracten, maar afgesloten "at will". Met hoger personeel wordt meestal wel een geschreven arbeidscontract afgesloten. Nederlandse ondernemingen wordt aangeraden met een lokale advocaat (zie onder Advocaten) contact op te nemen over het opstellen van personeelsadvertenties, personeelsbeleid en personeelshandboeken. Tijdens de sollicitatieprocedure mogen werkgevers sollicitanten niet vragen naar informatie die betrekking heeft op sekse, ras, leeftijd of nationaliteit. De werknemer, die niet in het bezit is van de Amerikaanse nationaliteit, dient een FORM I-9 in te vullen waarin hij verklaart dat hij ingezetene is van de VS of een verblijfsvergunning heeft om in de Verenigde Staten te wonen (Lawful Permanent Resident) en te werken. Hiervoor dient men in het bezit te zijn van een speciaal visum. De werkgever dient op het geëigende formulier te verklaren dat hij documenten bestudeerd heeft waarin de identiteit van de werknemer wordt vastgelegd en waaruit blijkt dat de werkgever in een professionele capaciteit mag worden aangesteld.

Wel mag een werkgever onder omstandigheden een sollicitant een medische test laten ondergaan. Hieronder volgt een aantal belangrijke federale wetten waarmee werkgevers rekening dienen te houden bij het aannemen van werknemers:

• Civil Rights Act: Ondernemingen (met meer dan 15 werknemers) mogen niet discrimineren op basis van sekse, kleur, ras, religie, handicap of nationaliteit. Mede vanwege de aandacht voor seksuele intimidatie (sexual harrassment) wordt hieraan strak de hand gehouden;
• Pregnancy Discrimination Act: Vrouwen genieten bescherming tegen ontslag tijdens zwangerschap. De wet voorziet ook in een vorm van ouderschapsverlof;
• Age Discrimination in Employment Act: De wet verbiedt discriminatie tegen sollicitanten die ouder zijn dan 40. Tevens regelt de wet pensioenproblematiek;
• Equal Pay Act: Deze wet verplicht werkgevers om werknemers gelijkelijk te belonen voor hetzelfde werk. Onder hetzelfde werk wordt verstaan werkzaamheden met dezelfde verantwoordelijkheden en waarvoor dezelfde vaardigheden vereist zijn;
• Americans with Disabilities Act: Discriminatie tegen sollicitanten met een handicap is verboden. Een werkgever is niet verplicht voorrang te geven aan sollicitanten met een handicap, maar mag niet discrimineren tegen gekwalificeerde gehandicapte sollicitanten. De wet bevat regels om de werkomgeving volledig toegankelijk te maken voor gehandicapte werknemers, opdat zij in staat kunnen worden gesteld hun werkzaamheden naar behoren te vervullen.

Het U.S. Department of Labor en de Equal Employment Opportunities Commission (EEOC) zijn belast met het toezicht op de uitvoering en naleving van bovenstaande wetten. Overtredingen kunnen onder bepaalde omstandigheden beschouwd worden als een criminele daad (Criminal Act) waarop gevangenisstraf staat. In de regel is de sanctie op een overtreding van de anti-discriminatie wetgeving een geldelijke boete of een hersteldaad gebaseerd op een maatregel van de overheid om naleving af te dwingen. In andere gevallen wordt door de rechter compensatie of een schaderevergoeding als strafmaat opgelegd.

Ontbinding arbeidscontract

Over het algemeen is het ontbinden van een arbeidscontract eenvoudig en verstoken van lange en tijdrovende procedures. Wettelijk hoeft de werkgever geen ontslagreden op te geven.

Bij het beëindiging van een arbeidsverband dienen werkgevers wel degelijk rekening te houden met de hierboven genoemde federale wetten. In ondernemingen met meer dan 100 werknemers, waarvan het merendeel is aangesloten bij een vakbond, moet een werkgever bij beëindiging van arbeidscontracten vaak een opzegtermijn in acht nemen (zie hierna onder Vakbonden).

Arbeidsvoorwaarden

De meeste staten hebben arbeidsvoorwaarden in afzonderlijke regels vastgelegd. De Fair Labor Standards Act (http://www.dol.gov/elaws/flsa.htm) regelt het loon en de werkuren van werknemers die een uurloon verdienen. Hieronder vallen echter niet werknemers in vaste loondienst en werknemers in management posities. Het federale minimumloon bedraagt sinds september 1997 $5.15 p/u. Net zoals in Nederland moeten werkgevers een deel van het loon inhouden voor sociale premies en inkomstenbelasting. Zonder dat dit wettelijk verplicht is, staan werkgevers werknemers in het algemeen toe 2 tot 4 weken vakantie per jaar op te nemen.

Regels met betrekking tot pensioenopbouw, ziektekostenverzekering en aandelen zijn evenmin voorgeschreven, hoewel de meeste ondernemingen wel pensioen- en ziekteregelingen hebben.

Om het aantal ongelukken en ziektegevallen op de werkplek terug te brengen is de Occupational Health and Safety Act tegen het einde van de ambtstermijn van president Clinton van kracht geworden. Hierdoor werden werkgevers verplicht zorg te dragen voor een veilige en ergonomisch verantwoorde werkomgeving om werknemers te vrijwaren van letsel als gevolg van langdurig gebruik van computers en andere kantoorapparaten. De Bush-administratie heeft deze maatregelen herroepen, maar heeft toegezegd onderzoek te zullen doen naar alternatieve minder kostbare manieren om de veiligheid te verbeteren. Website van de Occupational Health and Safety Administration (OSHA).: http://www.osha.gov.

Vakbonden

De activiteiten van vakbonden in de Verenigde Staten worden geregeld in de National Labor Relations Act en de National Labor Relations Board (http://www.nlrb.gov) ziet toe op de naleving van deze wet. Indien een meerderheid van de werknemers aangeeft aansluiting bij een vakbond te wensen, moet de werkgever zich daarbij neerleggen. De werkgever hoeft een vakbond niet te erkennen. Een vakbond kan stakingen uitroepen. In de meeste gevallen hoeft de werkgever tijdens de staking geen loon uit te keren aan zijn werknemers. De vakbonden hebben traditioneel de grootste aanhang onder werknemers in de productie-, transport- en communicatiesectoren in het Noordoosten en het Middenwesten van de VS, evenals bij de federale en lagere overheden.

Sociale zekerheid

Werknemers dienen in het bezit te zijn van een Social Security Number dat verkregen kan worden bij de plaatselijke Social Security Administrations. Om in aanmerking te komen voor een Social Security Number moet een geldig identiteitsbewijs en, in het geval van een buitenlandse werknemer, een geldig visum worden getoond.

De volgende sociale zekerheidspremies moeten door werkgevers en werknemers worden afgedragen:

• Social Security Tax van 12,4% (over de eerste $72.600), op basis van de Federal Insurance Contributions Act (FICA);
• Medicare Tax van 2,9%;
• Federal Unemployment Tax van 6,2% (over de eerste $7.000), op basis van de Federal Unemployment Tax Act (FUTA);
• Er bestaat ook een State Unemployment Tax van de afzonderlijke staten. Bij heffing hiervan wordt de Federal Unemployment Tax (FUTA) teruggebracht van 6,2% naar 0,8%.

Sinds december 1998 bestaat er tussen Nederland en de Verenigde Staten een Social Security Totalization Agreement, op grond waarvan betaling van dubbele sociale zekerheidspremies wordt voorkomen. Hoofdregel is dat werknemers premie betalen in het land waar de werkzaamheden worden verricht.

Contactadressen en informatie

• U.S. Department of Labor, Office of Public Affairs. Website: http://www.dol.gov/. Adressen van regionale Labor Offices kunnen gevonden worden op de algemene website van het U.S. Department of Labor;
  
  Op de website http://www.dol.gov/opa/aboutdol/lawsprog.htm is informatie beschikbaar over arbeidsrechtelijke wetgeving, in het bijzonder over de Occupational Safety and Health Act. Integrale teksten van arbeidswetten zijn te vinden op de website: http://www.dol.gov/cgi-bin/consolid.pl?regs+statutes;
  
  Office of Small Business Programs (OSBP), onderdeel van de U.S. Department of Labor, biedt hulp (Compliance Assistance Information) aan kleinere ondernemingen om te voldoen aan de federale arbeidswetgeving. Website: http://www.dol.gov/dol/osbp. De OSBP verstrekt onder andere de volgende informatie:
  
  • Beschrijving en teksten van de belangrijkste wet- en regelgeving op het gebied van het arbeidsrecht;
  • Telefoonlijst van instanties bij het U.S. Department of Labor die assistentie verlenen;
  • Informatie over het vinden van gekwalificeerd personeel, de arbeidsmarkt en sollicitatieprocedures.
  
  Employment and Training Administration (ETA), onderdeel van het U.S. Department of Labor, Department of Employment Services, Washington D.C. De ETA assisteert bij werkgelegenheidszaken en training. Website: http://www.doleta.gov;
  
  Voor het inhuren van personeel, raadpleeg de website van Entreworld.org: http://www.entreworld.org/content/syb.cfm?Topic=Pple;
  
  
• National Labor Relations Board (NLRB) is een onafhankelijke federale instantie die belast is met de uitvoering van de National Labor Relations Act (NLRA), de wet die arbeidsrelaties in de particuliere sector overziet, t.w. de betrekkingen tussen werkgevers, vakbonden en werknemers, evenals de rechten van werknemers om zich aan te sluiten bij vakbonden en om wel of niet collectief te onderhandelen. De NLRB is gevestigd in Washington D.C. De website bevat een uitgebreide telefoonlijst. Website: http://www.nlrb.gov;
  
  
• Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) bevordert de gelijke behandeling van werknemers en tracht discriminatie op de werkplek te voorkomen en verleent, waar nodig assistentie. De EEOC is gevestigd in Washington D.C. en heeft meer dan 50 plaatselijke vestigingen verspreid over de Verenigde Staten. Website: http://www.eeoc.gov;
  
  De EEOC voorziet ook kleinere ondernemingen van informatie over arbeidswetgeving en de rol van de EEOC. Website: http://www.eeoc.gov/small/index.html;
  
  
• Social Security Administration (SSA), website: http://www.ssa.gov. De SSA verstrekt onder meer de volgende informatie:
  • Beschrijving van de sociale zekerheidswetgeving;
  • Volledige teksten van de geldende sociale zekerheidswetten;
  • Social Security Numbers;
  • Speciale informatie voor buitenlandse werkgevers en werknemers;
  • Adressen en telefoonnummers van plaatselijke SSA kantoren.

Nederlandse werknemers

Buitenlandse (Nederlandse) werknemers die in de Verenigde Staten willen werken, dienen zich te houden aan de immigratieregels van de Immigration and Naturalization Service (INS) en het U.S. Department of State (Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken). In de meeste gevallen dient een buitenlandse werknemer te beschikken over een geldig visum. Er zijn twee soorten visa: het tijdelijke non-immigratie visum en het permanente verblijfsvisum.

Tijdelijk non-immigratie visum

Een tijdelijk non-immigratie visum wordt verleend aan buitenlanders wier verblijf in de Verenigde Staten van tijdelijke aard is en die hun permanente woonplaats elders houden. Het soort visum bepaalt of de buitenlandse onderdaan in de Verenigde Staten mag werken. Uitgebreide informatie over immigratie, visa en werkvergunningen kan worden gevonden op de website van de Ambassade van de Verenigde Staten in Nederland, website http://www.usemb.nl.

Permanent verblijfsvisum

Met een permanente verblijfsvisum kan een buitenlander onbeperkt in de Verenigde Staten wonen en werken. Een van de manieren om aan een permanent verblijfsvisum te komen is op grond van een werkaanbod van een Amerikaanse werkgever. Buitenlanders dienen rekening te houden met een zeer lange wachttijd. Het aantal permanente verblijfsvisa dat jaarlijks wordt verstrekt is aan quota gebonden.

Er zijn verschillende soorten permanente verblijfsvisa:

• Voor werknemers met minimaal een universitaire opleiding;
• Voor werknemers met een propedeuse diploma of die werkzaamheden gaan verrichten waarvoor tenminste twee jaar werkervaring vereist is;
• Voor werknemers die werkzaamheden gaan verrichten waarvoor geen diploma of ervaring is vereist. Deze werknemers hebben een Labor Certification nodig, af te geven door het U.S. Department of Labor. De werkgever dient aan te tonen dat er geen gekwalificeerde Amerikaanse werknemers beschikbaar zijn om de bewuste werkzaamheden te verrichten.

De INS ziet toe op de naleving van de immigratiewetgeving. Overtredingen kunnen substantiële geldstraffen en in bijzondere gevallen een gevangenisstraf tot gevolg hebben.

Procedure

Nederlandse ondernemers wordt geadviseerd vragen over immigratievisa voor te leggen aan het Amerikaanse consulaat in Amsterdam. Uitgebreide informatie over zowel tijdelijke als permanente verblijfvergunningen is te vinden op de website van de Amerikaanse ambassade in Nederland: http://www.usemb.nl;

Een visum voor de VS dient in Nederland te worden aangevraagd bij het Amerikaanse Consulaat-Generaal in Amsterdam (U.S. Consulate General), Museumplein 19, 1071 DJ Amsterdam, tel.020 575-5309, fax 020 575-5310, website: http://www.usemb.nl/consul.htm;

Uitgebreide informatie over visa kan tevens worden gevonden op de website van het U.S. Department of State (het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken). Website: http://travel.state.gov/visa_services.html;

Formulieren voor het aanvragen van visa zijn eveneens verkrijgbaar bij de Immigration and Naturalization Service (INS), website: http://www.ins.usdoj.gov;

Kosten

De kosten verbonden aan het aanvragen van visa of verblijfsvergunningen variëren van $10 tot maximaal $1000. Voor een overzicht van de kosten, zie de website: http://www.ins.usdoj.gov.

Contactadressen

• De Immigration and Naturalization Service (INS). Website: http://www.ins.usdoj.gov. Voor een lijst met regionale INS kantoren (Field Offices) en de te verlenen diensten, raadpleeg de website: http://www.ins.usdoj.gov;
• Amerikaanse Ambassade in Nederland: Lange Voorhout 102, 2514 EJ Den Haag, tel. 070 310-9209, fax 070 361-4688. Website: http://www.usemb.nl;
• Consulaat-Generaal van de Verenigde Staten: Museumplein 19, 1071 DJ Amsterdam, tel. 020 575-5309, fax. 020 575-5310. Website: http://www.usemb.nl;
• U.S. Department of State (het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken): 2201 C Street N.W., Washington D.C. 20521, tel: +1 202 466-5431. Website: http://www.state.gov.